Processus relatif aux dons

Veuillez communiquer avec notre Unité d’évaluation et d'acquisition (Appraisal and Acquisition Unit) pour entamer le processus de don. Un archiviste-évaluateur vous convoquera pour discuter des documents et déterminer la meilleure façon d’effectuer le don potentiel.

Généralement, un archiviste-évaluateur examine les documents afin de déterminer s'ils entrent dans le cadre de notre mandat et de nos critères d'acquisition. De nombreux dons potentiels sont évalués sur place, puis des dispositions sont prises pour le transfert physique des documents sélectionnés aux Archives. Dans certains cas, on pourrait vous demander d’apporter vos documents à l'un de nos bureaux à Regina ou à Saskatoon.

Dès que l'archiviste-évaluateur a déterminé la valeur historique des documents, et que ces derniers devraient faire partie de la collection permanente des Archives provinciales, un formulaire d'entente de transfert doit être signé par le donateur. Ce formulaire est nécessaire au transfert de tout document provenant de sources privées afin d'identifier le donateur, de confirmer qu’il en est bien le propriétaire avant le transfert, et d’accuser réception du don aux Archives.

Dans certains cas, une entente plus formelle est nécessaire pour répondre aux conditions relatives à un accès limité ou à la propriété intellectuelle des documents.

Une fois le transfert formellement effectué, les archivistes préposés au traitement des documents commencent le processus d'identification, d'organisation et de description des documents. Si nécessaire, le personnel créera, pour cette collection, un instrument de recherche dont une copie sera fournie au donateur.

Si vous désirez faire don de documents ou si vous avez des questions spécifiques concernant un don potentiel, veuillez communiquer avec :

Trina Gillis, gestionnaire
Unité d’évaluation et d’acquisition
Archives provinciales de la Saskatchewan
C. P. 1665, REGINA  S4P 3C6
Tél. : 306-787-0452
Téléc. : 306-787-0708
Courriel : tgillis@archives.gov.sk.ca