Ententes de don et restrictions d’accès

Ententes de don

Lors d’un don, la propriété des documents est transférée aux Archives provinciales. Dans tous les cas, une entente entre le donateur et les Archives est signée. Ce document définit les modalités gouvernant l’utilisation des documents et du transfert de propriété des documents aux Archives provinciales. Cette entente permet également la gestion efficace à long terme des documents.

Restrictions d’accès

Il faut tenir compte d’un certain nombre de facteurs lors d’un don de matériel aux Archives provinciales :

• Les documents ont-ils encore une utilité pour les activités d’affaires de l’organisme ou de l’association?
• Les documents contiennent-ils du matériel de nature délicate ou personnelle?
• Les documents contiennent-ils des renseignements sur l’état de santé pour toute personne ou tout groupe de personnes, ou d’autre information considérée comme personnelle ou privée?
• Les documents sont-ils donnés relativement rapidement après leur création et sont-ils en lien avec des personnes vivantes et des événements courants?

Les restrictions d’accès doivent être tenues à un minimum ou ne pas être imposées du tout pour permettre leur utilisation aux fins de recherche. Cependant, dans certains cas, la restriction d’accès peut être nécessaire en raison de la présence de renseignements personnels et de renseignements relatifs à l’état de santé dans les documents.

Lorsque c’est utile de le faire, les donateurs sont invités à conserver leurs documents jusqu’à ce ceux-ci puissent être entièrement accessibles et utilisables par les chercheurs.