Foire aux Questions

Veuillez communiquer avec notre Unité d’évaluation, d’acquisition, de conformité législative et d’accès (Appraisal, Acquisition, Legislative Compliance and Access Unit) pour entamer le processus de don. Ne déposez pas vos documents aux Archives, à moins d’y avoir été invité par un archiviste-évaluateur.

Les Archives décident si elles acceptent ou non une offre de documents d’archives provenant de donateurs privés en tenant compte des critères énoncés dans leur Politique d’acquisition et dans leurs critères de sélection. De plus, un comité d’évaluation, composé de représentants de tous les domaines des Archives, guide également leurs décisions.

Tous les nouveaux dons offerts aux Archives sont évalués par un archiviste-évaluateur qui effectue l’évaluation initiale et pose des questions sur le matériel pour déterminer son importance archivistique en lien avec la Saskatchewan et la collection des Archives.

Si le matériel répond à ces exigences de base, l’examen du don sera ajouté à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Comité d’évaluation, où il fera l’objet d’une évaluation plus approfondie et d’une recommandation à l’intention de l’archiviste provincial.

Les offres qui répondent à nos critères seront évaluées à notre prochaine réunion mensuelle du Comité d’évaluation. Parfois, vous devrez nous fournir davantage de détails, ou nous devons effectuer plus de recherche. Cette étape peut prendre plusieurs semaines. L’archiviste-évaluateur vous tiendra informé tout au long de ce processus.

• Des documents en lien avec l’histoire de la Saskatchewan et de sa population. 
• Des documents sur des personnes, des organismes et des associations, acquis dans leur totalité directement auprès de du particulier ou de l’organisme concerné lorsque possible. 
• Des documents pouvant être rendus largement accessibles au public, ayant peu ou pas de restrictions d’accès, notamment en matière de protection de la vie privée, des droits d’auteurs, etc. 
• Des documents inactifs seulement (qui ne sont plus en état d’être utilisés par le créateur du document, même à des fins de référence routinière). Des documents dans leur format original, lorsque possible.

Les offres sont refusées lorsque les documents ne correspondent pas au mandat de notre collection. Nous refusons habituellement respectueusement les offres de documents qui sont bien représentés dans notre collection, des documents auxquels aucune histoire connue n’est associée, les documents mal identifiés, les documents dans des formats obsolètes ou illisibles, les documents sans lien avec la Saskatchewan, les documents qui sont publiés ou qui se trouvent dans d’autres archives ainsi que des documents de format papier en piètre état. L’espace de stockage et les ressources nécessaires à l’entretien et à la surveillance des documents archivistiques sont limités.

Les Archives acquièrent rarement du matériel n’ayant que peu d’historique et de contexte. Même si un document est vieux, il peut ne pas être archivistique.

Les Archives n’acquièrent généralement pas de documents publiés et accessibles en ligne ou dans d’autres dépôts d’archives.

Les Archives acceptent rarement des sources secondaires, à moins qu’elles ne fassent partie d’un fonds d’une famille plus grande. Nous vous encourageons à offrir ce matériel à une bibliothèque locale ou à un organisme généalogique.

À moins de certaines circonstances exceptionnelles, les Archives n’acquièrent généralement pas d’artefacts. L’espace d’entreposage et d’exposition nous manque. Nous vous encourageons à contacter un musée ou une société historique locale, selon la nature des objets que vous souhaitez donner.

Les Archives provinciales de la Saskatchewan acceptent rarement des documents n’ayant aucun lien important avec l’histoire de la Saskatchewan. Si un document n’est pas lié à la Saskatchewan, nous recommandons de trouver des archives ou une société historique locale ayant un lien plus étroit avec le lieu associé à vos documents.

Nous vous demandons de ne pas apporter de documents aux Archives à moins que le personnel des Archives ne vous l’ait expressément demandé. Pour offrir un don, veuillez contacter notre Unité d’évaluation, d’acquisition, de conformité législative et d’accès (Appraisal, Acquisition, Legislative Compliance and Access Unit) au moyen du formulaire de soumission en ligne, par courriel ou par téléphone.

Non, tous les documents déposés aux archives sans coordonnées du donateur sont considérés comme des biens abandonnés et seront détruits. Nous n’acceptons pas de biens abandonnés dans notre collection, car nous ne connaissons pas leur histoire et ne sommes pas en mesure de remplir l’entente de transfert de propriété.

Les Archives n’ont pas les ressources financières pour acheter des documents d’archives. Tous les documents sont obtenus par don.

Les Archives n’acceptent pas de prêts de documents de membres du public.

Non, la propriété légale du matériel est transférée aux Archives lorsque vous donnez du matériel.

Oui, des reçus fiscaux peuvent être remis par les Archives pour le matériel archivistique accepté dans notre collection. Il faut faire appel à des évaluateurs indépendants pour tous les dons en nature qui nécessitent un reçu fiscal. Le donateur est responsable de payer tous les coûts liés à l’évaluation de la valeur monétaire. Les Archives provinciales de la Saskatchewan n’organisent ni n’effectuent d’évaluations monétaires à des fins fiscales; cependant, nous aiderons les donateurs à s’orienter dans le processus d’évaluation au besoin. 

Des renseignements concernant le Conseil national d’évaluation des archives (CNÉA) et les évaluateurs qualifiés se trouvent sur le site Web https://naab59175.wildapricot.org. 

Les Archives provinciales de la Saskatchewan acceptent des documents pour ses collections permanentes dans le but de les conserver dans un avenir prévisible. Toutefois, certaines situations surviennent pouvant faire en sorte que nous devons retirer du matériel de notre collection. Si un article est dégradé au-delà de notre habilité à en prendre soin; si nous découvrons qu’il peut être dangereux pour notre personnel ou pour nos autres documents (s’il contient de la moisissure, par exemple), ou pour une multitude d’autres raisons, les Archives peuvent le retirer de la collection. Ce processus se nomme aliénation et fait partie des activités courantes d’une collection d’archives.

Les archives peuvent consulter les organismes autochtones, les Aînés et les Gardiens du savoir lorsqu’ils considèrent l’acquisition de matériel autochtone. Nous n’incorporons pas d’objets sacrés à notre collection ni de documents expliquant ou décrivant des cérémonies sacrées. Les Archives n’acquerront pas de documents où il y a preuve d’appropriation culturelle, à moins que les peuples autochtones ne souhaitent que ce matériel soit retenu pour sa valeur historique à titre d’exemples d’appropriation culturelle. Pour ce qui est du matériel non lié aux peuples autochtones, les Archives consultent les représentants communautaires s’il y a lieu avant de prendre une décision concernant l’ajout d’un objet à leur collection.

Les Archives provinciales de la Saskatchewan sont le dépositaire officiel de documents publics jugés par les Archives comme ayant une valeur archivistique permanente.